校内规定
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东华大学合同管理暂行办法

第一章

第一条为了加强依法治校,进一步规范东华大学(以下简称“学校”)合同管理工作,防范合同风险,根据《中华人民共和国合同法》、《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》、《东华大学章程》等规范性文件,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称“合同”,是指以学校及其授权部门或个人作为一方当事人与其他自然人、法人或者其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议,包括合同、协议、备忘录等。

第三条本办法所称“合同管理”是指学校或学校授权部门制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审批、履行、变更与解除、纠纷处理进行监督、检查、考核等管理活动。

第四条学校及其授权部门(在授权范围内)可以作为一方当事人与相对方订立合同。

学校法定代表人或其书面授权委托的代理人(在委托权限范围和期限内),可以代表学校依法签订、变更和解除合同。

学校所属的不具有独立法人资格的单位和部门,未经授权,不得以本单位或部门的名义对外签订合同。

第五条合同管理遵循防范风险和责权利一致的原则。

第六条学校按照“统一指导,归口管理,分级负责”的原则建立合同管理机制。

学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法管理合同事务,相关文本应报校长办公室备案。

法律、法规、规章对合同审批权限、流程、订立有特别规定的,从其规定。

第二章合同归口部门及职责

第七条学校合同归口部门(以下简称“归口部门”)是指下列经学校授权,代表学校签订、履行以及管理合同的部门:

(一)校长办公室负责学校综合性合同的管理;

(二)教务处负责本科生培养教育及相关合同的管理;

(三)研究生部负责研究生培养教育及相关合同的管理;

(四)学生处负责学生事务相关合同的管理;

(五)学生就业服务中心负责学生就业相关合同的管理;

(六)科研处负责科研及相关合同的管理;

(七)人事处负责人事及相关合同的管理;

(八)财务处负责学校财务及相关合同的管理;

(九)国际合作处负责国(境)外合作交流及相关合同的管理;

(十)审计处负责学校审计及相关合同的管理;

(十一)基建后勤处负责学校基本建设、后勤保障及相关合同的管理;

(十二)资产管理处负责资产相关合同的管理;

(十三)发展联络处负责学校发展联络及相关合同的管理;

(十四)图书馆负责图书及相关合同的管理。

各归口部门的主要负责人为合同管理责任人,并确定专人作为合同管理人员。

第八条合同内容涉及两个或两个以上归口部门的工作内容或部门职能的,根据合同性质或主要条款确定归口部门;不能确定的,由所涉归口部门协商解决,一般由合同经费归口部门负责;经协商不能确定的,由校长办公室确定归口部门。

第九条各归口部门根据工作内容、管理职责,依据国家相关规定,结合本办法制定合同管理实施细则、管理工作流程、制式合同文本,并经法务办公室审核,由归口部门分管校领导签发后实施。

各部门合同管理实施细则应当规定合同管理岗位职责、制式合同管理、合同管理流程、合同信息安全、合同登记管理、履行情况评估等,一般包括以下内容:

(一)不同类型合同的分类管理;

(二)合同管理不相容岗位的相互分离规定;

(三)制式合同文本的相关内容、适用范围、法务条款、管理流程及其更新程序等;

(四)非制式合同、重大不确定合同的审批流程等;

(五)合同谈判、起草、签订、履行、变更、解除、保密、借阅等流程管理及其监控;

(六)合同台账、合同印章管理、合同履行分析报告等。

第十条学校根据本办法第七条的内容酌情刻制合同专用章,由所列各归口部门管理和使用(如需增设归口部门,可申请报批),并同时遵守学校关于行政印章的管理规定。

签订合同原则上使用合同专用章,其他印章一律不得替代使用。如果需要使用学校法人印章签订合同的,从其特别规定。

合同专用章应由专人妥善保管和使用。合同签订、合同执行和付款审批,合同签订和合同专用章保管分别为不相容岗位。不得由同一人办理合同签订、收付款业务。

第十一条合同进行编号管理。本办法第七条规定的合同由各归口部门负责编号。

合同编号分三段,共10位阿拉伯数字。首4位阿拉伯数字表述的为部门(单位)编号(见附件1),中段2位阿拉伯数字表述的为签订年份,末段4位阿拉伯数字表述的为本年内的合同序号。例0125150008表示资产管理处(部门编号为0125)归口管理的2015年第8份合同。

第十二条合同履行过程中产生的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件、材料均为合同的组成部分,承办部门和人员应及时、妥善地收集、整理和保存。

第十三条归口部门应按年度将合同办理情况制作汇总表存档(见附件2),于次年3月31日之前报校长办公室备案。

第三章合同的签订

第十四条除学校法定代表人直接签署合同外,学校可授权各归口部门的主要负责人为相关合同事务的委托代理人,其他人为代理人的,应当有特别规定或者法定代表人的书面授权。

经授权的委托代理人签署合同时不得超越和滥用代理权。

学校不得签订经济担保合同,未经批准不得签订投资合同和借贷合同,严禁未经授权擅自以学校名义对外签订合同。

第十五条校内各单位须按照合同归口部门的管理细则、流程签订合同。

归口部门在签订合同前,应当及时与申请单位及项目负责人严格审核相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生存能力等,一般包括以下内容:

(一)当事人是自然人的,应当持有有效身份证明,具有完全民事行为能力和与履行合同义务相适应的民事责任能力;

(二)当事人是法人的,应当持有企业法人营业执照、事业单位法人证书或者其它有效身份证明,具有与履行合同义务相适应的经营范围、业务范围;

(三)当事人委托代理人订立合同的,代理人应当具备第(一)项或者第(二)项所述的条件,并且持有有效委托代理证明;

(四)法律规定具备的资质证明,以及合同审核部门要求提供的其它证明文件。

第十六条申请单位与归口部门应对合作事项的合法性和可行性进行必要论证。按统一示范文本起草合同(见附件3)。

对方当事人提供合同文本或者制式合同的,申请单位应当会同归口部门对其提供的合同文本条款进行详细的审查与核对,并依照第十一条对合同文本进行编号管理。

合同签订后,归口部门、履行合同的校内单位各执一份合同文本,并妥善保管、归档。

第十七条当事人订立合同应采用书面形式,外事合同原则上采用双方官方语言,并注明该合同有中文和对方语言两种版本,两种版本具有相同的法律效力。

第十八条合同一般包括以下条款:

(一)当事人的姓名或者名称,以及住所;

(二)标的;

(三)数量、质量;

(四)价款、经费、报酬;

(五)履行期限、地点和方式;

(六)违约责任;

(七)解决争议的方式;

(八)订立合同的时间和地点;

(九)合同各方都已经阅读并同意遵守《东华大学合同管理暂行办法》及本合同归口部门制定的合同管理实施细则。(合同文本无论使用校内提供的制式合同文本还是对方当事人提供的合同文本,都需要具备该条款,防范出现“表见代理”。)

(十)根据法律规定、合同性质以及当事人约定应当订立的条款。

国家的示范文本和学校的制式合同应当优先使用。

第十九条合同谈判、起草过程中涉及重大或不确定内容,归口部门不能决定的,应报请主管校领导批示后,法务办公室协助(根据需要聘请学校法律顾问参与)谈判、起草。

合同内容涉及重大事项或者重大分歧,归口部门不能决定的,应报请主管校领导批示后由法务办公室审核,法务办公室审核后出具法律建议提交党委常委会或校长办公会议决定。

法务办公室对合同的法律风险进行审核,在收到合同之日起五个工作日内出具审核建议;需要会同学校法律顾问单位对合同进行审核的,在收到合同中之日起七个工作日内出具审核建议。

第四章合同的履行

第二十条合同一经签订,归口部门负责跟进合同的履行情况,监督履行合同的校内单位(以下简称“履行单位”)与对方当事人履行合同义务,相关职能部门应给予配合,确保履行。

第二十一条合同履行过程中对方出现预期违约或违约情形的,履行单位应及时向归口部门汇报,并上报分管校领导,同时采取必要措施将可能产生的损失降至最低。

合同履行出现纠纷时,归口部门、履行单位应组成纠纷处理小组,依法维护学校合法权益,采取必要措施以减少损失,并将处理结果书面报告主管校领导。

第二十二条合同在履行过程中确需变更或解除的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议。变更或解除合同,应说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等,按前述规定签订。

第五章责任与考核

第二十三条校内单位和个人在对外签订、履行合同时,因渎职、失职造成学校损失的,学校将依照有关规定追究当事人责任。

第二十四条任何部门(单位)和个人有下列情形之一的,学校将视情节轻重,追究当事人党纪政纪责任;给学校造成损失的,追究当事人的民事责任;构成犯罪的,送交国家司法机关处理:

(一)未经授权,擅自对外签订合同的;

(二)超越代理权限或滥用代理权的;

(三)与合同对方当事人串通,损害学校利益的;

(四)在合同签订和履行中未尽注意义务或者未按照本办法规定处理,致使学校利益受到损失的;

(五)利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的;

(六)未及时处理合同纠纷或者擅自放弃权利的,导致学校利益受损的;

(七)其他违反法律法规和学校纪律的行为,在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第二十五条校长办公室定期对归口部门的合同管理情况进行抽查、考核。

第六章

第二十六条本办法自公布之日起施行。本办法与国家法律法规不一致的,以相关法律法规为准。

    第二十七条本办法由校长办公会负责解释。


附件1

东华大学部门(单位)编号

部门(单位)名称

部门(单位)编号

校长办公室

0106

教务处

0107

人事处

0108

科研处

0109

研究生部

0110

国际合作处

0113

财务处

0116

学生处

0120

学生就业服务中心

0124

资产管理处

0125

基建后勤处

0126

发展联络处

0127

审计处

0131

图书馆

0302



附件2

XXXX年度东华大学合同汇总表

部门(单位)(公章)

序号

合同编号

合同名称

签订时间

履约情况

(任选之一:正常履行、合同变更、合同转让、合同解除)

备注

(非正常履行需注明原因)






















附件3

东华大学制式合同参考文本

1.合同封面:


编号:            


XXXX合同



甲方:

乙方:




签订日期:      年    月    日



合同编号采用小四号宋体,居右;

合同名称采用二号宋体、加粗、居中;

合同当事人采用四号宋体,居中;

签订时间采用四号宋体,居中。


XXXX合同

甲方:

乙方:

甲方与乙方经过……,

第一章

第一条……

第一节

第二条……

(一)……

1.……

(1)……

①……

(以下无正文,仅签章)


甲方(盖章):                   乙方(盖章):

甲方代表(签名):               乙方代表(签名):

签订日期:                      签订日期:


2.合同文本:


合同名称四号宋体,加粗,居中;

合同当事人空两格,四号仿宋,25磅行距;

引言和正文首行缩进2字符,四号仿宋,25倍行距 ;

根据内容需要,可以分章、节、条、款、项、目。使用编号时应根据需要,一般应逐层递进使用。