【东华校〔2020〕4 号】东华大学合同管理办法
 
发布时间: 2020-03-02 浏览次数: 54

东华大学合同管理办法

第一章 总

第一条 为了加强依法治校,进一步规范东华大学(以下简称“学校”)合同管理工作,防范合同风险,根据《中华人民共和国合同法》、《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》、《东华大学章程》等规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称“合同”,是指以学校及其授权部门或个人作为一方当事人与其他自然人、法人或者其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议,包括合同、协议、备忘录等。

第三条 本办法所称“合同管理”是指学校或学校授权部门制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审批、履行、变更与解除、纠纷处理进行监督、检查等管理活动。

第四条 学校及其授权的合同归口管理部门(以下简称“归口部门”)可以作为一方当事人与相对方订立合同。

学校法定代表人或其书面授权委托的代理人(在委托权限范围和期限内),可以代表学校依法签订、变更和解除合同。

学校所属的不具有独立法人资格的单位和部门,未经授权,不得以本单位或部门的名义对外签订合同。

第五条 归口部门可按照东华大学行政印章管理规定向校长办公室申请刻制合同专用章。合同审核通过后,除由法定代表人或其书面授权委托的代理人签字生效的情形外,由归口部门加盖合同专用章或学校印章方可生效,不得用其他印章替代使用。合同专用章应由专人妥善保管和使用。

第六条 合同管理遵循防范风险和责权利一致的原则。学校按照“统一指导,归口管理,加强监督”的原则建立合同管理机制,法务办公室对全校合同事务进行咨询指导,归口部门负责对归口合同的日常管理,审计处、财务处等部门加强对合同履行情况的监督。

第七条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法管理合同事务。

法律、法规、规章、学校制度对合同审批权限、流程、订立有特别规定的,从其规定。

第二章 合同申请单位、归口部门与履行单位的职责

第八条 合同申请单位(以下简称“申请单位”)是代表学校发起合同的一方主体,包括职能部门与二级学院等,其在对合同所述合作事项必要性、可行性和合法性论证后,提交至合同归口部门。

第九条 合同归口部门是代表学校管理合同的部门,主要负责如下合同(见附件1)审核和监督合同的后续履行:

(一)校长办公室负责学校综合性合同的管理;

(二)教务处负责本科生培养教育及相关合同的管理

(三)研究生部负责研究生培养教育及相关合同的管理;

(四)学生处负责学生事务相关合同的管理;

(五)学生就业服务中心负责学生就业相关合同的管理;

(六)科研处负责纵向外协科研及相关合同的管理;

(七)科技成果转化中心负责横向科技服务和成果转化相关合同的管理;

(八)人事处负责人事及相关合同的管理;

(九)国际合作处负责国(境)外合作交流及相关合同的管理;

(十)基建后勤处负责学校基本建设和后勤事务相关合同的管理;

(十一)资产管理处负责涉及资产相关合同的管理;

(十二)期刊中心负责期刊相关合同的管理;

(十三)继续教育学院负责继续教育相关合同的管理;

(十四)后勤集团负责日常后勤事务相关合同的管理。

归口部门要确定专人作为合同管理人员(即合同专员)。

归口部门若同时为申请单位,应遵循不相容岗位分离原则。

归口部门一般在收到申请单位提交合同之日起五个工作日内完成审核,如需要法务办公室或法律顾问参与,按照本办法第二十条执行。

第十条 内容涉及两个或两个以上归口部门的合同,由所涉归口部门协商,根据合同性质或主要条款确定归口部门,难以明确的,一般由合同经费归口部门负责,其他部门积极协助办理;协商未定的,由校长办公室请示相关校领导后确定归口部门。

若归口部门发现接收的合同不属于本部门归口管理的,应当移送有管理权的归口部门,遵循“一接收,不退回,可转交”的原则。

第十一条 归口部门根据工作内容、管理职责,依据国家相关规定的要求,结合本办法,可制定合同管理实施细则,征询法务办公室意见由归口部门分管校领导审核批准后签发实施。

部门合同管理实施细则应当规定合同管理岗位职责、制式合同文本及其管理、合同管理流程图、合同信息安全、合同登记管理、合同印章保管及使用等,一般包括以下内容:

(一)不同类型合同的分类管理;

(二)合同管理不相容岗位的相互分离规定;

(三)制式合同文本的相关内容、适用范围、法务条款、管理流程及其更新程序等;

(四)非制式合同、重大不确定合同的审批流程等;

(五)合同起草、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、保密、借阅等流程管理及其监控;

(六)合同登记和保管、合同印章保管及使用等。

第十二条 合同签订、合同执行和付款审批,合同签订和合同专用章保管分别为不相容岗位。不得由同一人办理合同签订、收付款业务。

第十三条 合同进行编号管理。本办法第九条规定的合同由各归口部门负责编号。

合同编号分三段,共13位阿拉伯数字。首段4位阿拉伯数字表述的为部门(单位)编号(见附件2),中段4位阿拉伯数字表述的为签订年份,末段5位阿拉伯数字表述的为本年内的合同序号。例0125201900008表示资产管理处(部门编号为0125)归口管理的2019年第8份合同。

第十四条 履行合同的校内单位(以下简称“履行单位”)主要负责合同的履行与纠纷处理,一般与申请单位为同一主体。

合同订立时的相关附件及其合同履行过程中产生的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件、材料均为合同的组成部分,履行单位及其人员应及时、妥善地收集、整理和保存。

第三章 合同的签订

第十五条 除学校法定代表人或其书面授权委托的代理人签署合同外,申请单位的合同事项负责人可在经学校审核后的合同文本上签字,并遵循“谁提出、谁签字、谁负责”的原则。申请单位提出的合同属于二级单位贯彻落实“三重一大”决策制度规定范围的,由党政联席会议或部门领导班子会议等集体讨论决策,由合同事项负责人代表学校签字。

经授权的委托代理人签署合同时不得超越和滥用代理权。

学校不得签订经济担保合同,未经批准不得签订投资合同和借贷合同,严禁未经授权擅自以学校名义对外签订合同。

第十六条 校内各单位须按照合同归口部门的管理细则、流程签订合同。

归口部门在审核合同时,应当与申请单位及项目负责人严格审核相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生存能力等,一般包括以下内容:

(一)当事人是自然人的,应当持有有效身份证明,具有完全民事行为能力和与履行合同义务相适应的民事责任能力;

(二)当事人是法人的,应当持有企业法人营业执照、事业单位法人证书或者其它有效身份证明,具有与履行合同义务相适应的经营范围、业务范围;

(三)当事人委托代理人订立合同的,代理人应当具备第(一)项或者第(二)项所述的条件,并且持有有效委托代理证明;

(四)法律规定具备的资质证明,以及合同审核部门要求提供的其它证明文件。

第十七条 申请单位按统一示范文本起草合同(见附件3)。国家的示范文本和学校的制式合同应当优先使用。

对方当事人提供合同文本或者制式合同的,申请单位应当会同归口部门对其提供的合同文本条款进行详细的审查与核对,并依照第十三条对合同文本进行编号管理。

合同签订后,归口部门、履行单位各执一份合同文本,并妥善保管、归档。

第十八条 当事人应依据本办法并按照学校资产、财务等相关规定订立书面合同,采购货物及服务类合同标的5万元(含)人民币(下同)以上的、资料印刷类合同标的3千元(含)以上的、租车类合同标的5千元(含)以上的,都必须签订书面合同。

外事合同原则上采用双方官方语言,并注明该合同有中文和对方语言两种版本,两种版本具有相同的法律效力。

第十九条 合同一般包括以下条款:

(一)当事人的姓名或者名称,以及住所;

(二)标的;

(三)数量、质量;

(四)价款、经费、报酬;

(五)履行期限、地点和方式;

(六)违约责任;

(七)解决争议的方式;

(八)订立合同的时间和地点;

(九)根据法律规定、合同性质以及当事人约定应当订立的条款。

合同涉及收付款事项的,须明确收付款对方单位、收付款总金额、分期收付款的时间节点或条件、每个时间节点或条件的收付款金额等。

第二十条 合同谈判、起草、审查过程中涉及重大或不确定内容,申请单位、归口部门不能决定的,应报请归口部门分管校领导批示后,法务办公室协助(根据需要聘请学校法律顾问参与)谈判、起草、审查。

法务办公室对合同的法律风险进行审查,在收到合同之日起五个工作日内出具审查建议;需要会同学校法律顾问单位对合同进行审查的,在收到合同中之日起七个工作日内出具审查建议。

第二十一条 归口部门审核权限为标的低于100万元的合同。采购类合同签订前,应依据学校货物与服务采购、政府采购与招投标等相关规定,按照集中采购、分散采购的组织形式,通过招标、询比、谈判、直接、竞价等采购方式,确定供应商后,签订书面合同。工程施工类合同标的超过30万(含),采购货物、服务超过50万(含)的合同必须通过招标采购与执行。国家、上海市、学校相应标准变动的,从其规定。

合同标的超过100万(含)的,必须报请分管校领导审核。

合同标的超过100万(含)以上、500万以下(不含)属于《东华大学校长办公会议议事规则》议事决策范围的,归口部门提交法务办公室合法性审查后,由校长办公会议审定。

合同标的500万(含)以上属于《东华大学党委常委会议议事规则》议事决策范围的,归口部门提交法务办公室合法性审查后,由党委常委会议审定。

第二十二条 学校合同的起草、审批、签订、归档等纳入学校合同OA系统进行信息化管理。

第四章 合同的履行

第二十三条 合同一经签订,归口部门负责监督履行单位与对方当事人履行合同义务,相关职能部门应给予配合,确保履行。

第二十四条 合同履行过程中对方出现违约情形的,履行单位应及时向归口部门汇报,并上报归口部门分管校领导,同时采取必要措施将可能产生的损失降至最低。

合同履行出现纠纷时,归口部门、履行单位应组成纠纷处理小组,依法维护学校合法权益,采取必要措施以减少损失,相关法律问题可向法务办公室咨询,并将处理结果报告归口部门分管校领导。

第二十五条 合同在履行过程中确需变更或解除的,应由双方协商一致后,签订变更、终止或解除合同的书面协议,并明确相应的时间节点。变更、终止或解除合同,应说明变更、终止或解除的理由及相应条款和事项、履行期限、与原合同的关系等,按前述规定签订。

第五章 合同的责任

第二十六条 校内单位和个人在对外签订、履行合同时,因渎职、失职造成学校损失的,学校将依照有关规定追究当事人责任。

任何部门(单位)和个人有下列情形之一的,学校将视情节轻重,追究当事人相关责任;给学校造成损失的,追究当事人的赔偿责任;构成犯罪的,送交国家司法机关处理:

(一)未经授权,擅自对外签订合同的;

(二)超越代理权限或滥用代理权的;

(三)与合同对方当事人串通,损害学校利益的;

(四)在合同签订和履行中未尽注意义务或者未按照本办法规定处理,致使学校利益受到损失的;

(五)利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的;

(六)未及时处理合同纠纷或者擅自放弃权利的,导致学校利益受损的;

(七)其他违反法律法规和学校纪律的行为,在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第二十七条 审计处、财务处、法务办公室不定期对归口部门的合同管理情况进行抽查。

第六章  则

第二十八条 本办法由学校校长办公会议负责解释,具体工作由法务办公室承担。

第二十九条 本办法经2019年第36次校长办公会议讨论通过,自公布之日起施行。《东华大学合同管理暂行办法》(东华校〔2017〕50 号)同时废止。

 


附件1

东华大学合同归口部门主管的合同类型

归口部门名称

主管的合同类型

校长办公室

学校重大战略合作协议、扶贫协议等综合性或重大合同

教务处

进修生、旁听生协议书等本科生培养教育相关合同

研究生部

定向研究生协议书、实习实践基地协议、联合培养协议、研究生创新基金类资助合同等研究生培养教育相关合同

人事处

人事聘用合同、劳务合同等人事相关合同

科研处

纵向科研、外协科研、图书出版合同等科研相关合同

科技成果转化中心

技术开发合同、技术(专利)转让合同、技术咨询合同、技术服务合同、专利实施许可合同等横向学校科技成果转化相关合同

国际合作处

国际合作办学协议、备忘录等国(境)外合作交流相关合同

学生处

勤工助学类合同、学生德育类合同等学生事务相关合同

学生就业服务中心

学生就业创业实习实践基地协议等学生就业创业方面对外合作的相关合同

资产管理处

货物、软件与服务采购、资产出租出借、加工测试、处置等涉及资产经济内容的合同

基建后勤处

工程合同、工程相关设备、货物及服务采购合同等学校基本建设、后勤保障相关合同

继续教育学院

合作办学合同、委托培训合同等继续教育相关合同

期刊中心

期刊合作协议等学校期刊相关合同

后勤集团

小额的饮食类商品购销合同、劳务派遣协议、洗衣机洗鞋机服务协议、保险箱租赁合作协议等日常后勤事务合同

 


附件2

东华大学部门(单位)编号

部门(单位)名称

部门(单位)编号

校长办公室

0106

教务处

0107

研究生部

0110

人事处

0108

科研处

0109

科技成果转化中心

0309

国际合作处

0113

学生处

0120

学生就业服务中心

0124

资产管理处

0125

基建后勤处

0126

继续教育学院

0221

期刊中心

0310

后勤集团

0503

 


附件3

东华大学制式合同参考文本

 

编号:            

 

XXXX合同 

 

 

甲方:                         

乙方:                         

 

 

 

签订日期:      年    月    日

 

 1.合同封面:

合同封面: 合同编号采用小四号宋体,居右

合同名称采用二号宋体、加粗、居中

合同当事人采用四号宋体,居中

签订时间采用四号宋体,居中。

 

 

 2.合同文本:

 

XXXX合同 

甲方:       

乙方:              

甲方与乙方经过……,

第一章

第一条……

第一节

第二条……

(一)……

1.……

(1)……

①……

(以下无正文,仅签章)

 

甲方(盖章):                   乙方(盖章):

甲方代表(签名):               乙方代表(签名):

签订日期:                      签订日期:

 



合同名称四号宋体,加粗,居中

合同当事人空两格,四号仿宋,25磅行距 

引言和正文首行缩进2字符,四号仿宋,25磅行距

根据内容需要,可以分章、节、条、款、项、目。使用编号时应根据需要,一般应逐层递进使用。


关于印发《东华大学合同管理办法》的通知20200109.pdf